COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL E POR QUE UTILIZÁ-LA

COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL E POR QUE UTILIZÁ-LA

Uma comunicação empresarial eficaz melhorará seus resultados. Mas o que é comunicação empresarial?

Comunicação empresarial é o todo o processo de comunicação entre a empresa e seu público, seja interno ou externo. É toda comunicação que circula dentro e fora da organização e está voltada para a gestão da comunicação nas organizações, possibilitando um posicionamento estratégico.

A comunicação empresarial pode ser utilizada para melhorar ou zelar pela imagem da corporação, transmitir informações e mensagens, melhorar a comunicação com seu público alvo e aumentar o engajamento dele com a empresa. Tudo isso para alcançar resultados ainda melhores.

Ela (a comunicação empresarial) é bem mais ampla do que simplesmente favorecer a imagem da empresa. Ela se relaciona diretamente com a sobrevivência e manutenção da empresa, tanto interna, quanto externamente.

Assim, temos que a comunicação empresarial se refere a definição das estratégias de negócio da corporação, relacionando-se às práticas diretas que visam melhorar os lucros e imagem da marca.

Conforme mencionado, a comunicação empresarial é destinada tanto ao público interno, ou seja, os colaboradores, fornecedores, parceiros e formadores de opinião da própria empresa, como ao público externo, ou seja, aos seus consumidores e simpatizantes, bem como aqueles que não gostam da sua empresa, seja por seu serviço, produto, posicionamento de marca ou por causa da concorrência.

A comunicação empresarial, mais do que apenas desenvolver o lado humano da empresa, faz com que ela ganhe benefícios em diversos níveis. Uma boa comunicação empresarial evita rumores e fofocas; aumenta o sentimento de pertencimento do funcionário; abre espaço para dúvidas e sugestões; melhora a imagem da sua empresa; aumenta o alinhamento e a produtividade e melhora o clima organizacional.

Como exemplos de aumento de produtividade podemos citar que a falta de diálogo interno e da boa comunicação: a) poderá ocasionar erros na tomada de decisão, pois uma informação importante não chegou na hora certa; b) retrabalho dos colaboradores que precisam corrigir ou refazer uma tarefa porque não houve conhecimento de todas as informações necessárias no início da execução. Como exemplo de clima organizacional: a) a competitividade não saudável criada entre as áreas pela falta de diálogo fragiliza o clima organizacional.

Sabemos que estabelecer uma boa comunicação empresarial não é fácil, mesmo porque existem diversas barreiras que podem prejudicar o funcionamento deste processo e dificultar o andamento de outros.

Deve-se se atentar para as barreiras semânticas, psicológicas e pessoais, geográficas e físicas e informacionais.

A barreira semântica ocorre quando se transmite uma mensagem para alguma pessoa ou grupo de pessoas utilizando uma linguagem não utilizada costumeiramente. Esse tipo de barreira acontece quando a empresa tenta se comunicar com seu público alvo, utilizando uma linguagem diferente da praticada por ele.

Podemos citar como exemplo o advogado, ao conversar com pessoas sem o conhecimento técnico da profissão, utiliza-se somente de termos e expressões técnicos ou jargões da profissão para explicar ao seu cliente determinada situação. Possivelmente haverá uma barreira semântica, e um afastamento do seu possível cliente.

Para evitar que isso aconteça, é importante que a empresa conheça seu público e adapte a mensagem que queira passar, para que ela seja compreendida de forma fácil e eficaz.

Temos também as barreiras psicológicas e pessoais, que podem ocorrer por fatores intrínsecos às pessoas e aos seus sentimentos, preconceitos e personalidades.

As barreiras pessoais são difíceis de se eliminar, pois dependem da própria pessoa para ter sua existência ou não. Possivelmente, com conversas e incentivos certos, é possível ajudar seus colaboradores a lidar melhor com problemas pessoais. As barreiras psicológicas (ou crenças) na comunicação empresarial estão mais relacionadas com os preconceitos e os sentimentos de uma pessoa em relação a outra ou a um grupo.

Para evitar esse tipo de barreira e dificuldade na comunicação empresarial e entre os times, é necessário que cada área tenha pelo menos um conhecimento superficial sobre o trabalho do outro e que todos tenham acesso aos resultados de cada setor, para que vejam que todos são importantes de alguma forma e trazem coisas boas para a empresa.

O excesso de informação é outra barreira presente na atualidade. Consiste, por exemplo, em reuniões desnecessárias e inúteis, proliferação de papéis administrativos, etc. Deve-se atentar também para as comunicações incompletas e parciais, vez que também são consideraras uma barreira na comunicação empresarial, podendo ser encontradas em informações distorcidas, não transmitidas, etc.

Não podemos deixar de citar as barreiras geográficas e físicas, como distância, barulho, dificuldade de deslocamento, equipamentos inadequados, interrupções, entre outros.

Isso ocorre sobretudo em empresas que possuem atividades em mais de uma cidade ou país, ou em que os funcionários precisam viajar constantemente, ou ainda, em caso de funcionários em home office (naturalmente ou ‘forçados’ como no caso em que estamos vivendo hoje) pode ficar bem difícil estabelecer uma comunicação eficaz se ela for feita apenas de forma presencial ou por e-mails e mensagens de texto.

É necessário encontrar formas de tornar a comunicação mais eficaz. Uma grande aliada para eliminar essa barreira é a tecnologia. Atualmente, há diversas soluções tecnológicas no mercado capazes de ajudar, como dispositivos que permitem a realização de videoconferências. Em tempos de Home Office[1], devido a pandemia de COVID-19, essas ferramentas já devem ter sido implantadas em sua empresa e devem continuar sendo usadas mesmo após o término da pandemia.

Em nosso escritório utilizamos algumas dessas ferramentas de videoconferência, como por exemplo o Whereby, o Hangouts, o próprio Whatsapp, o Zoom e o Skype. Esses aplicativos podem ser usados gratuitamente, e em sua maioria, permitem reuniões online com vídeo, compartilhamento de tela e chat.

Dessa forma, é possível tornar a comunicação empresarial mais próxima e efetiva. Como visto, atualmente é possível ter uma comunicação móvel, mais rápida, ágil e prática, utilizando-se da tecnologia e dos dispositivos atuais.

Para melhorar os resultados de uma comunicação empresarial, sugerimos algumas dicas aliadas ao uso da tecnologia:

  • Observe e detecte o comportamento do público-alvo e escolha o canal adequado para atingi-lo. Por exemplo, ao responder um comentário de cliente em rede social, a linguagem pode ser mais descontraída. Agora, em se tratando de comunicações oficiais, a empresa deve ser mais formal.
  • Compartilhe conhecimento e informação, seja por e-mail ou nas redes sociais, ou mesmo se oferecendo para escrever ou dar depoimentos e newsletters.
  • Identifique possíveis problemas de comunicação interna. A comunicação interna não pode falhar.
  • Evite que se crie um clima de fofoca, em que haja conversas paralelas improdutivas. Sempre que boatos surgirem, procure esclarecê-los diante de seu time. Por outro lado, a comunicação informal na empresa também pode ser bastante saudável. Portanto, disponibilize canais para que seu time troque informações com colegas de trabalho;
  • Use os e-mails com moderação e, de preferência, de forma breve e objetiva, com textos curtos.
  • Invista em Marketing de Conteúdo.
  • Revise os valores da sua empresa.
  • Abra espaço para a interação com o público.
  • Monitore os resultados da comunicação (utilize métricas de campanha digital; métricas de acesso em redes sociais e sites; métricas de interação, compartilhamento e reações em redes sociais; pesquisas de satisfação do cliente; pesquisas internas com colaboradores; monitoramento das campanhas de marketing.

Por fim, trazemos sucintamente algumas ferramentas de comunicação empresarial que todo empresário conhece ou deveria conhecer:

  1. Drives Compartilhados: pode-se compartilhar arquivos (planilhas, imagens, documentos, vídeos, etc.) de maneira rápida, além de poderem ser acessados e editados em tempo real pelos colaboradores. Alguns exemplos: Google Drive[2], DropBox[3], OneDrive[4] e Box[5].
  2. Softwares para chamadas de áudio e vídeo: Utilizáveis para negociações, reuniões, entrevistas iniciais com candidatos, conversar com clientes, fornecedores e diversas outras formas de se comunicar. A comunicação (entre colaboradores ou com pessoas externas à empresa) à distância é possível graças a softwares bastante conhecidos. Alguns exemplos: Whereby[6], Hangouts[7], Whatsapp[8], Zoom[9], Skype[10], Microsoft Teams[11].
  3. Ferramentas que melhoram a comunicação interna de uma empresa. Alguns exemplos: Slack[12] (permite compartilhar arquivos, criar grupos, enviar mensagens), Trello[13] (com os quadros, listas e cartões do Trello, os times podem organizar e priorizar projetos)

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EDUARDO GIUNTINI MARTINI – Advogado Especialista em Processo Civil e Startups


[1] https://polinario.adv.br/os-desafios-do-home-office-em-tempos-de-covid-19/

[2] https://www.google.com.br/drive/apps.html

[3] https://www.dropbox.com/

[4] https://www.microsoft.com/pt-br/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage

[5] https://www.box.com/resources/downloads

[6] https://whereby.com/

[7] https://hangouts.google.com/

[8] https://www.whatsapp.com/

[9] https://zoom.us/

[10] https://www.skype.com/pt-br/

[11] https://www.microsoft.com/pt-br/microsoft-365/microsoft-teams/free

[12] https://app.slack.com/

[13] https://trello.com/pt-BR

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